Avez-vous déjà été absent de votre bureau et été submergé par les e-mails entrants ? Cela peut être très stressant et prendre beaucoup de temps à gérer. Heureusement, il existe une solution simple : utiliser des règles pour répondre automatiquement aux e-mails entrants lorsque vous êtes absent. Mais comment enregistrer un message d’absence ? Dans cet article, nous examinerons comment créer un modèle de message d’absence dans Outlook et comment utiliser des règles pour répondre automatiquement aux e-mails entrants. Alors que vous apprendrez à créer un modèle de message d’absence, nous vous montrerons également comment personnaliser votre message afin qu’il soit le plus efficace possible. Alors, prêt à apprendre comment enregistrer un message d’absence ? Commençons !
Les employés doivent souvent s’absenter du bureau pour des raisons variées. Si vous êtes absent pour une longue période, vous avez peut-être besoin d’enregistrer un message d’absence pour vous assurer que vos collègues et vos clients sont informés de votre absence. Dans Microsoft Outlook, il est facile de créer un message d’absence et de le sauvegarder pour l’utiliser plus tard. Dans cet article, nous allons vous montrer comment enregistrer un message d’absence dans Outlook.
Utiliser des Règles pour Répondre aux E-mails Entrants
Avant de créer votre message d’absence, vous devez définir des règles pour répondre automatiquement aux e-mails entrants. Pour ce faire, ouvrez Outlook et cliquez sur le bouton Outils dans la barre de menus. Dans le menu déroulant, sélectionnez Règles et Alertes. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton Nouvelle Règle pour ouvrir l’Assistant Règles et Alertes.
Dans l’Assistant Règles et Alertes, sélectionnez l’option Répondre à tous les messages et cliquez sur le bouton Suivant. Dans l’écran suivant, sélectionnez Envoyer une réponse automatique et cliquez sur le bouton Suivant. Dans l’écran suivant, entrez le sujet et le corps du message que vous souhaitez envoyer en tant que réponse automatique et cliquez sur le bouton Suivant.
Dans l’écran suivant, sélectionnez l’option Ne pas appliquer cette règle à des messages que je reçois de moi-même ou de mes contacts et cliquez sur le bouton Suivant. Dans l’écran suivant, sélectionnez l’option Ne pas déplacer les messages et cliquez sur le bouton Suivant. Dans l’écran suivant, entrez un nom pour votre règle et cliquez sur le bouton Terminer.
Votre règle a été créée avec succès. Maintenant, chaque fois que vous recevez un e-mail, Outlook enverra une réponse automatique à l’expéditeur. Cependant, vous devez veiller à ce que votre message d’absence soit à jour et reflète votre situation actuelle.
Créer un Modèle de Message d’Absence dans Outlook
Une fois que vous avez défini la règle de réponse automatique, vous devez créer votre message d’absence. Pour ce faire, ouvrez Outlook et cliquez sur le bouton Nouveau dans la barre de menus. Dans le menu déroulant, sélectionnez Message. Dans la fenêtre qui s’ouvre, entrez l’objet et le corps de votre message d’absence.
Vous devez également indiquer la durée de votre absence et préciser si vous êtes disponible par téléphone ou par e-mail. La plupart des messages d’absence contiennent également des informations sur la personne à contacter en cas d’urgence. Une fois que vous avez terminé de rédiger votre message, sélectionnez Fichier > Enregistrer sous et enregistrez-le sous un nom qui vous convient.
Vous pouvez maintenant ouvrir le message d’absence enregistré et le modifier si nécessaire. Une fois que vous avez mis à jour le message, vous pouvez l’enregistrer à nouveau. Vous pouvez également modifier la règle de réponse automatique pour refléter les modifications apportées à votre message d’absence.
Conclusion
Enregistrer un message d’absence dans Outlook est un processus simple et facile. Vous pouvez créer un modèle de message d’absence et le sauvegarder pour l’utiliser plus tard. Vous pouvez également définir des règles pour envoyer une réponse automatique aux e-mails entrants lorsque vous êtes absent. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous serez en mesure d’enregistrer un message d’absence dans Outlook en un rien de temps.
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